Moretto

ORGANIZANDO UM ENCONTRO FAMILIAR!

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O sucesso de um encontro de grande porte está realmente ligado a palavra "organização"!

Colocando ela em prática, com toda a certeza, essa será a chave para dar tudo certo no seu evento.

São muitos os detalhes que envolvem um encontro desse tipo e não recomendo deixar passar despercebido nenhum deles!

Iremos descrever à vocês a experiência que obtivemos organizando dois encontros. No primeiro, com 115 participantes e no segundo, pouco mais de 160 convidados.

Bem... vamos lá!

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- " A DATA " 

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Tudo começa na definição de uma data, ou seja, o grande dia!

A escolha dela deve ser feita baseada em alguns fatores importantes.

O primeiro, e que na nossa opinião deve ser levado muito em conta, é tentar coincidir com um feriado prolongado.

Isso ajuda bastante na programação individual daquelas pessoas que virão de fora, alguns, de bem longe.

Com certeza muito vão querer participar, e deve existir um tempo habil para que possam viajar até o destino, descansar, participar do encontro e retornar para casa. Acho fundamental se preocupar com isso antes de mais nada.

Outra coisa importante é evitar escolher o encontro coincidindo com datas festivas, como dia dos pais, páscoa ou dia das mães por exemplo, aonde muitos preferem programar suas próprias viajens para outros destinos.

A data deve ser programada com um mínimo de 8 meses de antecedência, para colocar tudo em prática sem ter pressa e ter que correr contra o tempo. Ainda assim, um ano antes, é o mais recomendado.

Fique tranquilo! Pode parecer longe demais, mas pode ter certeza que passará rápido.

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- " A DIVULGAÇÃO "

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Definida a data, trate de divulgá-la para o maior número de pessoas possivel. Avise a todos!

Monte um grupo nas redes sociais (facebook, whatsapp, etc) e peça aos contatos que ajudem na divulgação e propague o evento para o maior número de familiares. A internet hoje é uma ferramenta poderosa.

Peça para que as pessoas confirmem presença.

Aguarde as respostas e conforme forem chegando, já vá montando uma lista de participantes.

Colete o número de pessoas que estarão presentes, seus nomes completos e suas idades (inclusive as crianças).

Vá adicionando na lista de participantes todas essas informações.

De tempos em tempos e de uma forma carinhosa, relembre as pessoas desse grandioso evento. Faça isso por um longo período para que as pessoas possam se organizar e tomar as devidas decisões.

Seja paciente!

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- " A EQUIPE "

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Neste meio tempo, eleja alguém ou algumas pessoas de confiança e gabaritadas para ajudar no processo de organização da festa. Delegue a elas algumas tarefas tais como:

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- Obter uma lista de Buffet's ou equipes que farão os "comes e bebes".

- Montar uma lista com hotéis próximos e também nas cidades vizinhas.

- Contatar uma equipe ou profisional de fotografia para registrar o evento.

- Definir como será o "script" (predefinir como tudo acontecerá antes, durante e depois da festa)

- Definir como será a identificação das pessoas (* quesito importantíssimo!).

- Contatar músicos, DJ"s e bandas para animar o ambiente.

- Definir sorteios de brindes e confecção de camisetas como forma de recordação (não é regra!).

- Montar um texto de agradecimento que será lido no decorrer da confraternização.

- Montar um histórico familiar (video ou áudio) para ser reproduzido durante a festa.

- Planejar a decoração.

- Coletar fotos e histórias das famílias para disponibilizar no telão ou datashow durante a festa.

 

Lembre-se de fazer reuniões frequentes com a equipe para discutir todo o processo e tomar as devidas decisões.

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- " O LOCAL "

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Normalmente, o próprio Buffet tem espaço oferecido para esse tipo de evento.

A escolha do local é baseado no montante de participantes e no estilo de festa que será oferecido.

Lugar fechado ou lugar aberto?

Fechado em época de calor vai necessitar de uma boa climatização.

Aberto em período de chuvas precisa espaço protegido para acomodar a todos em caso de mal tempo ou de vento intenso... não é facil a escolha!

Nos dois eventos que proporcionamos por motivos de logística, não queriamos correr riscos, por isso foi escolhido um lugar fechado com boa climatização.

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- " O CARDÁPIO "

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Com certeza o buffet irá ajudar você a decidir o que será servido para os seus convidados levando em conta o horário de início e o tempo de festa.

Nos dois encontros realizados, nós optamos por iniciar por volta das 16 horas oferecendo como recepção um café da tarde simples porém bem diversificado, café, alguns tipos de suco, chás de sachê com alguns sabores, bolachas diversas, torradas com acompanhamentos e pães. Na sequencia, uma mesa de frios (como várias opções) que antecederia o principal que era o jantar.

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- " O VALOR "

Com todos os quesitos acima colocados em prática e já tendo os valores individuais definidos, é a hora de repassar aos convidados o valor dos convites para participar do tão aguardado encontro de família.

O valor é individual e cabe lembrar que para as crianças, são diferenciados de acordo com a idade.

Procure ser coerente e principalmente honesto nesse quesito, para consigo mesmo (para não arcar com prejuizos) e para com os convidados. Lembre-se que muitos já terão um gasto a mais com a viagem e com a hospedagem.

Nesse momento ao repassar valores, certamente algumas pessoas poderão desistir. Isso é normal e conte com essas desistências mesmo no meio do processo todo.

Estabeleça um prazo de início e de término do recebimento dos valores.

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- " A IDENTIFICAÇÃO "

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Essa é um detalhe muito importante de um encontro familiar!

Comece a planejar a identificação que será usada na festa pelas pessoas antecipadamente.

Exija o uso da identificação durante todo o tempo da festa.

Crachás, adesivos, bótons ou outro tipo a escolher ou o que melhor convier.

Entre o inicio dos preparativos e o tempo que antecede a festa, deverá ser coletado todas as informações possíveis dos participantes como nome dos pais, avós, bisavós, tataravós e através deles definir o tronco familiar de cada um. Afinal de contas quem estiver participando vai querer estampar o nome de seus antepassados para todos apreciarem!

Toda essa preocupação servirá para distinguir o João Moretto ali presente na festa que é filho do Antônio e neto do José, do outro João Moretto que também está ali presente mas que é filho do José e neto do Antônio, sacou? Com certeza haverá muitos nomes repetidos e se não houver essa diferenciação, a festa vai virar uma grande torre de babel!!! Ops...

Disponibilize todas as arvores genealógicas que conseguir montar com os dados dos participantes. Deixe espaço para que as pessoas possam fazer anotações e correções!

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Não esqueça também...

- De confirmar uma semana antes os detalhes com todos os profissionais que participarão do evento...

- De reproduzir fotos e histórias familiares no telão ou datashow durante o evento...

- De registrar uma foto com todos os participantes...

- De reservar um momento da festa para tocar a famosa "TARANTELA" (no caso se a festa for italiana) que com certeza não deixará ninguém ficar sentado!...

- De presentear o participante mais velho e também o mais novo...

- De registrar em vídeo entrevistas com as pessoas mais velhas. Deixe-as contar sobre seus antepassados...

- De disponibilizar um livro de presença, pedindo para que os participantes deixem seus comentários nele...

- De agradecer a presença de todos...

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Pronto!

Essas são apenas algumas dicas que deixamos para os marinheiros de primeira viagem, lembrando que nunca conseguimos agradar a todos e muito menos acertar em tudo. São com os erros do anteiror que procuramos corrigir as deficiências no próximo.

O mais importante é estar e deixar os convidados a vontade, e que no fim, fique aquele gostinho de "quero mais" e que  tenham vontade de participar novamente!

Lembre-se da palavra chave organização! Se você se preocupar com a organização o seu encontro com certeza será um sucesso!

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Finalmente não custa refletir...

Aos organizadores, o valor cobrado é apenas o processo que se dá mediante os custos de um evento tão grandioso. 

Aos convidados, os valores gastos devem ser encarados como um simples detalhe diante de uma situação tão importante e talvez única para muitos (principalmente os mais idosos) que é conhecer, rever e reencontrar os parentes e familiares, celebrar e confratenizar a vida. O sorriso no rosto, aquele abraço apertado de saudade... isso, não há dinheiro no mundo que pague!

Lembre-se que quando nos encontramos em velório sempre sai o mesmo assunto:

 ... - "Precisamos nos encontrar mais, reunir o pessoal, fazer uma festa enquanto estamos vivos... A gente só se encontra em velório!" - ...

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Taí a oportunidade de por tudo isso em prática!!! Mãos a massa e boa sorte!!!

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